7 نصائح للحد من تفشي الكذب في العمل

إن مهمة التقليل من الكذب في مكان العمل، تبدأ أولا بأصحاب المناصب القيادية العليا في الشركة أو المؤسسة- أي في سلوكهم المهني الذي يطبقونه والسياسات التي يوجدونها- لكنك لا تحتاج إلى أن تكون رئيسا تنفيذيا لشركة ما، كي تحدث أثرا في خفض نسبة الخداع وبناء الثقة في محيط العمل؛ لأن هناك تنوعا ثقافيا داخل المؤسسة ذاتها يختلف عن غيره في المؤسسات الأخرى، فكل مشرف أو مدير أو قائد فريق يخلق ثقافة خاصة في الجزء المسؤول عنه داخل الشركة. وفي حين يكون بعض هذه الثقافات المصغرة مليئا بالخداع، فإن البعض الآخر يستند إلى الصراحة والثقة المتبادلة.

إن الثقة تعني التأكد من أن طرفا معينا يتمتع بالمصداقية عند الطرف الآخر، ويلقى تقديرا في المقابل. أما الكذب فيدمر الثقة ويلغي المصداقية؛ إذ حالما يكتشف أعضاء فريقك أنهم وقعوا ضحية الكذب، ستتلاشى الثقة وسيكون من الصعب إلى حد بعيد استعادتها مجددا.

وفيما يأتي 7 نصائح يمكنك اتباعها للحد من تفشي الكذب والخداع، في الجزء الذي تعد مسؤولا عنه في الشركة على نحو خاص:

1.    احفظ الأسرار: هذه طريقة فعالة لتثبت للآخرين أنك موضع ثقة.

2.    اكشف عن أكبر كم ممكن من المعلومات، وإن كانت مشروطة: لقد وجدت أن الموظفين يستجيبون بصورة إيجابية للمديرين الذي يقولون مثلا: "هذا ما نفكر في فعله الآن، لكن تذكروا أن هذه الأفكار ستتغير في حال لم نحصل على ما نريد".

3.    إذا لم تستطع الكشف عن معلومة معينة، أبلغ الآخرين بذلك: يستحسن أن تقول: "لدي علم بهذه المسألة، لكني لا أستطيع مناقشتكم فيها في الوقت الراهن"، بدلا من قولك: "لا أعرف"، وأنت تعرف.

4.    صحح الشائعات وناقشها علانية: تستهل مديرة خبيرة لقاءاتها مع فريقها بهذا السؤال: "ما الذي يقلقكم من شائعات تدور حول شركتنا؟" ثم تدير نقاشا حول احتمال أن تكون إحدى تلك الشائعات صحيحة، والأسلوب الذي ينبغي على فريقها الرد به، وتحضيرهم لأنفسهم وفقا له في حال ثبتت صحتها.

5.    لا تستأثر بالفضل وحدك: فالمديرون الذين ينسبون الفضل في تحقيق الإنجازات إلى أنفسهم فقط، يعدهم أعضاء الفريق أشخاصا كاذبين.

6.    ركز على إيجاد الحلول بدلا من إلقاء اللوم: حين تسهل على الآخرين التعلم من أخطائهم، بدلا من توبيخهم ومعاقبتهم عليها فقط، فإنك ستقلل من خوف موظفيك ولجوئهم إلى "حجب الحقائق".

7.    شارك في وضع قيم جوهرية للفريق كالصدق والنزاهة: ومثال ذلك أن تخضع نفسك والآخرين على حد سواء إلى المحاسبة والمساءلة.

عشرة خطوات لتبدأ مشروعك الخاص

1. إبدأ الآن.

أمعن النظر في فكرتك، الفكرة التي تدور بذهنك، والتي أخذت تحدث أصدقائك عنها، وأفعل شيئا، أي شيء لتبدأ في تنفيذها. صف فكرتك، أو صمم نموذجا مبدئا لها، أو ابحث عن أفكار مشابهة لها على صفحات الإنترنت أو قم فقط برفع سماعة الهاتف واتصل بشخص قد يساعدك على تنفيذها.

تخيل كيف سيبدوا العالم إذا حرص كل فرد على تطبيق أفكاره. من المؤكد أنه سيصبح رائعا ومثيرا ومختلفا تماما عن اليوم. ولذا فكلما حرصت على أخذ خطوات فعالة، أصبحت فكرتك أكثر واقعية. إذا تحدثت وتصرفت كرجل أعمال، ستصبح كذلك بالفعل.

"يولد العمل من رحم الجهد، أما لحظات الإلهام فقليلة للغاية" آنيش كابور / نحات وفيلسوف هندي حاصل على جائزة ترنر( 1954 ).

2.    ابحث عن لحظات الإلهام خاصتك

لحظات الإلهام التي كثيرا كا نتحدث عنها ليست بلحظات على الإطلاق، إنها مجرد فترة من الوقت تبدأ فيها بالتعلم وخوض التجارب التي يمكن الاستفادة منها في التوصل إلى نتائج منطقية.

كلما بذلت أقصى جهد، زادت فرصة عثورك على تلك اللحظات بين كل تجربتين أو ثلاث تجارب فريدة من نوعها. إذ أن كل حدث عظيم يبدأ بفكرة. وأحيانا يكون الخيال أهم من المعرفة.

لحظة الإلهام تعني اللحظة التي تقول فيها لنفسك:"وجدتها". واعلم انك لن تعثر على الشيئ. يجب أن تبحث عنه أولا. ولذا لا تقف هكذا منتظرا أن يأتي إليك مفتاح الإضاءة: اذهب وابحث عنه بنفسك.

"أهم سبب قد يدفعك لبناء مؤسسة هو لإضفاؤ معنى لحياتك، لتقدم منتجا أو خدمة لكي تجعل العالم مكانا أفضل" جاي كاواساكي / أحد أوائل الموظفين في شركة أبل، كاتب ورجل أعمال (1954).

3.    اكتشف هدفك (كيف تبيع فكرتك)

تعتبر القدر على تسويق الأفكار الجديدة أمرا ضروريا لكل المبدعين، قد تكون لديك أفكار ليس لها أي قيمة تجارية بعد، لذا عندما تقف أمام مشتر أو مستثمر، حاول أن تبيع مضمون أو مفهوم هذه الفكرة.
إذا كانت لديك فكرة جديدة واقعية، سيتغاضى المشترون أو المستثمرون عن العيوب التي وجدت بالنموذج الأصلي. أطلب من العملاء المرتقبين مشاعدتك من أجل تحسين المنتج. تستثمر الشركات أموالها في الأفكار والمنتجات الجديدة حيث توجد فرص حقيقية للتنافس.
يجب أن تبدوا الفرصة حقيقية للمشترى، لذا استبعد احتمالات المخاطرة من العرض الذي تقدمه بأي طريقة ممكنة.
"يحلم البعض بالإنجازات العظيمة، بينما يظل البعض مستيقضا ليحققها" مجهول.

5.    استخدم مهارة إدارة الوقت

هناك خطأ في عبارة "مهارة إدارة الوقت". فما تحتاج إليه حقا هو غدارة نشاطك أثناء الوقت المتوفر لديك. تعد عملية تحديد النتائج والأفعال أهم عملية لازمة لإدارة الوقت الذي تقوم به.

هناك طريقة بسيطة ستمكنك من إدارة نشاطك بشكل فعال، ألا وهي تحديد أولوياتك، تأكج من كونك تحقق الإستفادة القصوى من وقتك الآن وذلك من خلال القيام بالأشياء التي تساعدك على نمو الفرصة.

ابحث عن المهام الصعبة التي يتعين عليك القيام بها لبدأ أعمالكن وأنجزها أولا، فيما بعد ستصبح المهام السهلة أكثر سهولة من ذي قبل.

"أعمل مع أناس رائعيين يساندونني دائما، وفي اعتقادي يجب أن يخدم العمل الأسرة وليس العكس" كاثي ايرلاند / عاضة أزياء وممثلة ومديرة تنفيذية أمريكية (1963).

6.    لاتفرط بإشراك العائلة والأصدقاء في شؤون عملك

أثناء مرحلة البداية ستجد أن عائلتك وأصدقائك هم أكثر المؤيدين والمساندين لك. إلا أنه في بعض الأحيان يكونمن الخطأ الاستماع لرأي الاسرة والأصدقاء فيما يتعلق باستراتيجيات العمل. فهم يريدون حقا الوقوف بجانبك ما قد يؤثر على حكمهم ونظرتهم للأمر.

وإذا أشركتهم في شؤون عملك، تأكد من أنك تستخدمهم كمجلس حكماء يساعدك على الاستعداد للاجتماعات. اعرض عليهم البحث الذي تقوم به واجعلهم يساعدوك في القيام بالأنشطة اليومية. ولذا ابحث عن العائلة والأصدقاء للحصول على الدعم المالي والعاطفي. لكن تذكر أن تستمع إلى نصائحهم بموضوعية.

"لا يمكن التأكد أو الااطمئنان لما قد يحدث مستقبلا، ولذلك يجب علينا الاتصاف بالمرونة والقدرة على التكيف حتى نتمكن من التفاعل سريعا مع احتياجات عملائنا ومركزنا التجاري" طلال أبو غزالة / الملقب بالأب الروحي للمحاسبة العربية، ومؤسس مجموعة طلال أبو غزالة الدولية للتدريب المهني ومقرها الأردن (1938).

7.    كن سريع البديهة

قم بتطبيق هذا التغيير فورا لتستفيد من الفرص الجديدة.
عند تقديم منتج أو خدمة جديدة يكون لدى الشركات الكبرى قائمة طويلة بالإجراءات التي سيتم اتباعها عند الشروع في القيام بعمل جديد، ولذا فإن امتلاكك لسرعة البديهة يعطيك ميزة التنافسية لأنك يمكنك اتخاذ تلك القرارت المهمة في التو واللحظة.

قدمت شركة ياكولت مجموعة جديدة من منتجات الألبان. ثم ظهرت منتجات دانون واكتيميل واحتلت الصدارة, أنا متأكد من أن مؤسسي شركة ياكوت يشعرون بالسعادة بنسبة الـ10% التي يتمتعون بها اليوم في سوق منتجات الألبان الذي ازدهر فور ظهور تلك الشركة صاحبة الأسهم الكبيرة – شركة دانون.

"نعد جميعا رجال أعمال، لكن الكثير منا لا تتاح لهم الفرصة لاكتشاف ذلك" محمد يونس / أستاذ اقتصاد بنغلاديشي حاصل على جائزة نوبل، ومؤسس بنك جرامين (1940).

8.    أهرب وابتعد عن قيود وظيفتك

هل أنت سعيد بكونك مجرد موظف بينما يجني غيره ثمار عمله؟ هل يمكنك الفوز بثقة عملائك الحاليين والبدأ في مشروعك الخاص؟ هل انت مستعد لاكتشاف كيف ستكون الحياة إذا ما أخذت خطوات نحو المجهول؟

اطرح على نفسك هذه الأسئلة وأجب عنها بصدق. إذا لم تكن على استعداد بعد لقبول هذه الفكرة. فلا تترك عملك واعمل جاهدا لكسب عيشك والحصول على راتبك. وفي وقت فراغك، قم بإدارة مشروعك الخاص حتى يكبر ويصبح وظيفة ثابتة تدر لك الكثير من الربح.

"يعتمد جزء كبير من الحرية المالية على تحرر قلبك وعقلك من القلق بشأن نظريات الحياة" سوزي أورمان / مستشارة مالية أمريكية، وكاتبة تتمتع بشهرة كبيرة (1951).

9.    ابحث عن رأس مال لتبدأ به مشروعك

يشير مصطلح "العصامية المالية" إلى أسلوب التمويل الذاتي لمشروعك دون اللجوء للاستثمار  الخارجي. يتجه العديد من رجال الأعمال إلى بطاقات الائتمان، والقروضن والأصدقاء و العائلة من أجل تدبير رأس المال عند بداية أي مشروع. بينما يتجه البعض الآخر لبدأ مشروع صغير يوفر لهم قدرا كافيا من الربح يمكن استثماره فيما بعد في مشروع أكبر.

تأسست بعض الشركات الناجحة بالاعتماد على العصامية المالية. بدأ "مايكل ديل" العمل بشركته برأس مال بلغ 1000 دولار، ونمت هذه الشركة وازدهرت بعد اقتراضه مبلغ 300.000 دولار من أقاربه، وفي العام الأول من نشاط الشركة زاد رأس مالها وبلغ 73 مليون دولار ، وذلك عن طريق بيع أجهزة كميوتر شخصية مصممة حسب طلب العميل من خلال الإعلان عنها في المجلات.

ماذا ستفعل بـ 1000 دولار؟

"بعد مرور عشرين عاما من الآن ستشعر بمزيد من خيبة الأمل ندما على ما لم تقم به وليس ما قمت به. وهذا يعني أنه يجب عليك التحرر من القيود التي تعرقلك . أبحر بعيدا عن الميناء الآمن وألق نفسك في خضم الرياح العاتية. استكشف، واحلم، واستطلع" مارك توين / كاتب ومحاضر أمريكي ساخر ، يشار إليه عادة بعميد الأدب الأمريكي (1835-1910).

10.    ابدأ اليوم

هل هناك شيء سيمنحك الشعور بالرضا أكثر من إحساسك بكونك مسؤولا عن مستقبلك ومصيرك وأن تكون مسؤولا فقط أمام نفسك وموظفيك والممولين والعملاء؟

أنت بحاجة للثقة في قدراتك وفي قدرة منتجك على المنافسة في الأسواق. بالعمل الجاد والصلابة والمثابرة والقليل من الحظ، ستحظى بفرصة لرسم ملامح مستقبلك.

لم يفت الوقت أبدا في تطبيق أفكارك، ولا تقل لنفسك إنك ما زلت لديك متسع من الوقت. يمكنك وضع أساس المشروع غدا، لكن لماذا لا تقوم بذلك اليوم؟ فقد يكون لدى شخص آخر نفس الفكرة وقد يشرع في تنفيذها قبل أن تقوم أنت بذلك. الأمر متروك لك، ابدأ الآن.

الأخطاء في مقابلات العمل

                    الأخطاء في مقابلات العمل

قد تكون وظيفة أحلامك على بعد خطوات قليلة منك، لكن سلوكك أثناء مقابلة العمل

يمكن أن يكون السبب الرئيسي في فشلك في الحصول على هذه الوظيفة، نتيجة بعض

الأخطاء - التي على تفاهتها - قد تتسبب في تدمير مسيرتك المهنية.

إليك قائمة بالأخطاء التي عليك تجنبها أثناء خضوعك لمقابلة العمل مع مسئولي

المؤسسة التي تطمح في الانضمام إليها:

1- الوصول متأخرا:

لا يمكنك بأي شكل أن تجعل الشخص الذي سيجري معك المقابلة منتظرا. عليك أن تتعرف مسبقا على مكان اجراء المقابلة وكيفية الوصول إليه، وأن ترتب وقتك بحيث تصل إلى مقر المؤسسة قبل المقابلة بوقت كاف. واذا حدث أي طارئ وتعطلت عن الوصول في الموعد المتفق عليه، فعليك الاتصال فورا - من موقعك - بجهة المقابلة للاعتذار وتحديد موعد لاحق للمقابلة.

2- ارتداء ملابس كاجوال:

لأنها ستعطي انطباعا للجميع أنك لا تريد أن تبذل أي مجهود من أجل اظهار جديتك وقدرتك على تحمل المسئولية.

3- التصرف بتوتر:

الجميع يعلم مدى توترك، ولكن عليك محاولة اخفاء ذلك، ولا تظهره في تصرفاتك. ابتسم في وجه محاورك، وانظر إليه عندما يتحدث عليك، وجاوب على كل سؤال بثقة وهدوء، وتجنب التعبير بحركات يديك.

4- الممنوعات:

لا تقم بالتدخين أو مضغ العلكة (اللبان)، ولا تطلب شيئا لتشربه طوال المقابلة.

5- الجهل بطبيعة المؤسسة:

لا تتجاهل أبدا مذاكرة المؤسسة التي تريد الالتحاق بالعمل بها. تعرف على منتجاتها وفروعها وهيكلها الاداري وموقفها في السوق.. وما إلى ذلك. واستخدم هذه المعلومات أثناء حديثك مع المحاور، وستحظى برد فعل إيجابي من جانبه.

6- عدم ابراز نقاط القوة، والتحدث بواقعية عن نقاط الضعف:

لا أحد كاملا، ولذلك فالمحاور يتوقع منك أن تتحدث بصراحة عن نقاط ضعفك، لكنه لا يمكنه أيضا أن يخمن نقاط قوتك من تلقاء نفسه. عليك اظهارها بشكل يجعل تعيينك في المؤسسة مكسبا لهم بقدر ما هو مكسب لك.

7- عدم الاستعداد:

عليك توقع الأسئلة التي سيتم توجيهها عليك والتمرن عليها قبل موعد المقابلة بفترة كافية.

8- الافراط في الحديث:

صحيح أن المحاور يريد رؤيتك متحمسا للانضمام لمؤسسته، لكن هذا لا يعني أن تقاطعه كلما تحدث، أو أن تسهب ربع ساعة في الرد على سؤال لا يحتاج سوى إلى إجابة مختصرة في نصف دقيقة. التزم بالإجابات القصيرة الواضحة.

9- عدم ابراز مؤهلاتك للوظيفة:

نعم ! المحاور قد قرأ سيرتك الذاتية، لكن ذلك لا يعني أنه حفظها غيبا، عليك أن تستعرض خبراتك ومهاراتك وخلفيتك العلمية أثناء حديثك معه، حتى تظهر له أنك تملك المؤهلات المطلوبة لشغل هذه الوظيفة.

10- عدم الاكتراث أو اظهار الاهتمام بشكل مبالغ فيه:

الاعتدال هو السبيل الوحيد لنجاح هذه المقابلة، فلا تظهر للمحاور عدم اكتراثك ( بأن تتحاشى مبادلته بعض الأسئلة عن طبيعة عملك) أو أن تظهر العكس تماما ( بأن تكثر من التساؤلات التفصيلية بشكل يجعله محرجا من الرد أو يشعر بالملل من أسئلتك).

11- التحدث بخبث عن رؤسائك السابقين:

أسوأ شئ قد تفعله في المقابلة هو أن تهين مديرك السابق أمام من قد يكون مديرك المستقبلي، لأنه سيأخذ انطباعا أنك يوما ما ستقوم باهانته بنفس الشكل، ولذا عندما يسألك مديرك عن سر تركك لعملك السابق! أخبره أنك لديك طموحات أكبر من عملك القديم، وأنك قد وصلت لقمة أدائك هناك ولم يعد عملك القديم يشكل لك تحديا بأي شكل.

12- التحديث عن الأمور المادية:

ليس من اللائق المبادرة بالتحدث في أول المقابلة عن الراتب المنتظر أو المكافآت التي يتم رصدها للعاملين بالشركة.

انتظر حتى يبدأ المحاور في التحدث عن هذه الأمور بعد أن تصل لديه قناعة أن تعيينك بالشركة اضافة قوية لهم.

13- نهاية المقابلة:

عندما يخبرك المحاور أن المقابلة انتهت، فلا تغادر فورا، بل اشكره على الفرصة التي أعطاها لك، وأخبره أنك تتطلع للانضمام لهذه المؤسسة وبناء مسيرتك المهنية بها.

خطوات التخلص من التفكير السلبي

صور التفكير السلبى :

 احيانا قد تقع فى بعض صور التفكير السلبى  و انت قد لا تدرى بذلك و منها:
* الاحتفاظ بالإساءة وعدم نسيانها حتى ان مر عليها وقت كبير من الزمن --> و ذلك يعد من اشكال القسوة العقلية.
* البكاء على الماضى و عدم الاهتمام بالحاضر و المستقبل.
*الاستسلام لبعض الافكار مثل الحسد.
* التسرع فى بعض الامور و العجلة فى اتخاذ القرارات
* (النظرة الجزئية) الاهتمام بالنظر الى جزء من الموقف و عدم المحاولة للوصول ألى نظرة شاملة للموقف.


حقيقة يجب أن تدركها :

تؤكد احدث الدراسات و الابحاث العلمية فى مجالات عديدة منها دراسات النفس البشرية و الاجتماعية على أن معظمنا لا يدرك الحقيقة الغائبة او على الاقل لا يلتزم بها بما يتفق مع هذة الحقيقة و هى : " إن سعادة الانسان او شقاؤة او قلقة او حتى سكينتة، كلها أشياء تنبع من داخل نفس الانسان . إنة هو الذى يضفى على الحياة لونها البهيج او المقبض، كما يتلون السائل بلون الإناء الذى يحتوية.

كل ما يصنعة الشخص هو نتيجة مباشرة لما يدور فى أفكاره.

 هناك حكمة تقول :

" فى وسع العقل و هو مقيم ان يصنع جحيما من الجنة او جنة من الجحيم"

 هذا هو الجزء الثانى من موضوع " التفكير السلبى وكيف تتخلص منة "

تذكر جيدا ما يلى حتى تحاول ان تمنع التفكير السلبى من التسلل إليك :

¤ أنت تملك حرية الاختيار و لك أن تختار التعاسة و الشقاء المزمن او السرور و البهجة الدائمة.

¤ التفكير فى السرور و الغنى و الصحة و الحب و السلام يولد فيك موجات و اهتزازت طيبة و لكن ليس هذا فقط بل يمتد إلى أجتذابك إلى كل ما يوافق هذا المنهج الرائع، و العكس صحيح إذا سيكرت عليك أفكار مثل الخمود و المرض.

¤ إن أفكارك هى التى تلد كل شئ لك،  و الحوادث ليس لها اهمية الا فى حدود انت الذى تحددها.

¤ الانسان لا يستطيع أن يفكر سوى فى شئ واحد و من المستحيل أن يفكر فى الحب و الكرة معاً اوالسعادة و التعاسة او النجاح و الفشل، فعليك أن تحتار ما تريد أن تفكر فية.

¤ الإنسان الذكى يكون على دراية بأن الحياة قصيرة فليس لديه وقت للشقاء، إنة يعيش يومه و غده

¤ الإنسان الذكى يكون رد الفعل لدية ناضج ، إنة مستعد للحظ السئ فى أى وقت ويتحداه دائماً بكل شجاعة

¤ طريقة تفكيرك التى تنبع من داخلك هى التى تقرر هل تأتى لك بخسارة شخصية و حزن، ام انها سوف تساعدك على شفاء الجرح و إعادة إليك السعادة مرة أخرى.

¤ أنت لا تستطيع دائما التحكم فى بيئتكو لكن تستطيع أن تتحكم فى نفسك و تكون (قبطان روحك)

¤ إذاكنت لا تستطيع أن تصنع نصراً، إذن يجب عليك ألا تصنع هزيمة.

¤ حياتك تعتمد على أفكارك، لا يمكن أن تكون خيراً منها 

¤ التفكير دون الفعل يربى الفساد و عليك أن تعمل فى انسجام مع مجتمعك.

¤ طريقة شعورك وتفكيرك تنعكس على طريقة حديثك و تبدو واضحة فى نغمات صوتك.

تذكر قول ديكارت :

أننى شديد الرغبة فى أن أتعلم كيف أميز الصحيح من الزائف حتى أستطيع أن أتصرف ببصيرة نيرة و أمضى فى سبيل حياتى بمزيد من الثقة.

قواعد التفكير التى توصل إليها ديكارت :

1- تقبل الشئ على أنة صحيح إلا فى حالة واحدة ، و هى حين تدرك بوضوح أنة كذلك.

2- احرص على اجتناب التسرع و التحيز فالتحيز نعرفة عندما نرى أن كل شئ يتفق مع رغباتنا الشخصية يبدو أنة صحيح و كل شئ لا يتفق معها يثير غضبنا

إدارة الأزمات..بين الواقع والتحديات

إدارة الأزمات..بين الواقع والتحديات

 

لاشك في أن الجميع من مديري المؤسسات ومُسيري الأنظمة معرضون بشكل مباشر 

او غير مباشر للعديد من التحديات , ذلك بسبب الأزمات التي قد تطرأ على أنظمتهم 

وأنساقهم الوظيفية، والتي قد توقعهم في فخ الشلل التنموي فيما لو أساءوا إدارة تلك 

الأزمات ؛ فالأزمة أياً كان مجالها فهي عباره عن خللٍ يؤثر تأثيراً مادياً على النظام 

كله كما انه يُهدد الافتراضات الرئيسية التي يقوم عليها النظام الأمر الذي ينتج عنه 

تأثيراً نفسياً للواقعين تحت مظلة ذلك النظام.
وفي ظل الظروف النفسيةالسيئة يتأثر الأفراد وبالتالي تتضاعف آثار الأزمة على 

المؤسسة وهنا لابد وأن يبحث المدير عن وسائل تزيد من تأثير إدارته على أنشطة 

المؤسسة وأن تكون هذه الوسائل حقيقية فإدارة الأزمة ماهي الا فن إدارة من خلاله 

يستطيع السيطرة و رفع الكفاءة وقدرة نظام صنع القرارات سواء على المستوى 

الجماعي أو الفردي للتغلب على مقومات الآلية البيروقراطية الثقيلة التي قد تعجز عن 

مواجهة الأحداث والمتغيرات المتلاحقة والمفاجأة وإخراج المنظمة من حالة الترهل 

والاسترخاء التي هي عليها.

وعلى من يتبنى إدارة الأزمة داخل المنظمة أن يكون قائدا يتمتع بصفاتٍ تؤهله لإدارة 

الأزمات وحل المشكلات والسيطرة على الأزمات التي قد تطرأ بصورةٍ فجائية لاسيما 

أن الأزمة يمكن أن تتكرر وتحدث في أي وقت , وعلينا أن نعي بأن الأزمة قد لا تكون 

سلبيه على المنظمة بل قد تكون سبباً جوهرياً في نهوضها ويوجد العديد من المنظمات 

خرجت من الأزمة أكثر قوة وأعلى نجاحاً من حيث النتائج قياساً بسابقها , فهذا النجاح 

ما هو الا بلورة لنموذج التحدي الذي تبناه مُديري تلك الأزمةوما هذا التحدي الا ثقافه 

تنظيمية تعتمد اعتماداً كبيراً على أساليب التخطيط بأنواعه ومتابعة المواقف بعد أن يتم 

تحليلها في سبيل التصدي لأية أزمة متوقع حدوثها , كما تعتمد تلك الثقافة اعتماداً أولياً 

على تقدير المخاطر والإعداد للأزمة مروراً بالحصر التاريخي والمسح الجغرافي 

والاستقصاء للأزمات المحتملة اضافة للتحليل التنظيمي للهيكل الإداري وتقسيم العمل 

انتهاءاً بالتقييم.

.ولا شك أن سوء الفهم الناتج عن المعلومات المتبلورة والتسرع في اتخاذ القرارات 

اضافة لسوء الإدراك وضعف استيعاب المعلومات وسوء التقدير والتقييم بسبب الإفراط 

في الثقة تزيد من فرص استمرار الأزمة وتكرار حدوثها وهذا مايوضح أهمية الكفاءات 

الإدارية الموكلة بإدارة الأزمات , فـ الإدارة العشوائية او الإدارة بدون أهداف اضافة 

لرغبة تلك الإدارة في التسلط والابتزاز واستعراض القوة تتعارض مع أهداف الإصلاح 

العام للأزمة أياً كان نوعها .

نصائح لجلسات العصف الذهني( Mind Storm )

نصائح لجلسات العصف الذهني( Mind Storm )

1. إن حجم المجموعة والطريقة التي تجلس فيها يجب أن يسمح بأن يجلس أكبر عدد من الأعضاء في مواجهة بعضهم البعض :. ويجب أن لا يزيد عدد أعضاء المجموعة عن 15 مشاركاً والخلوس الى الطاولات المستديرة في هذه الحالة أفضل من الطاولات الطويلة والضيقة .

2. أبلغ المجموعة أن الهدف من الاجتماع هو خلق الأفكار أو الحلول .
3. امنع التقييم أو الاقتراحات :. لا تقزم بتقييم أفكارك أو أفكار الآخرين ، كلما اتسعت الأفكار كلما كان ذلك أفضل .

4. شجع أعضاء المجموعة على إصغاء بعضهم لبعض بانتباه

اطلب منهم أن يفكروا بطرق تساعدهم على البدء من حيث انتهت آراء الآخرين .

5. ابدأ بالبحث عن الأجوبة فإن الجواب الصحيح سيظهر في النهاية .
6. لا تلتفت للشكليات

دع الناس يعبرون عن أفكارهم دون أن يرفعوا أيديهم طلباً للإذن بالكلام .

7. عليك أن تتبع طريقة ما لتسجيل الجلسات

إن جهاز التسجيل يفيد في مثل هذه الحالات . إن السبورة أو ما يشابهها قد يبطئ من تدفق الأفكار ولكن هناك ميزة في استعمالها حيث أن الأفكار تظل مثبتة يستطيع أن يراها الحاضرون ويبنوا أفكاراً جديدة عليها . وعند ما يتم تدوين الجلسة على السبورة قم بتبديل من يكتب الملاحظات بين الحين ولآخر .

8. اترك وقت الجلسة مفتوحاً

إذا أن هذه الجلسات تخلف عن جلسات اجتماعات الموظفين التي يجب أن يتم تحديد مدتها . إن جلسات الأفكار العاصفة لا تنتهي حتى تنتهي الأفكار التي لدى المجموعة . تأكد من أعضاء المجموعة قد علموا حسابهم للبقاء في الاجتماع قدر ما يتطلب الأمر من وقت .

(التخطيط الإستراتيجي بطريقة الهوشان)

خذ من وقتك دقيقة للتعرف على التخطيط في الجهة التي تعمل بها بالإجابة على الأسئلة التالية :

·        ما هي رسالة ورؤية الجهة التي تعمل بها ؟

·        ما هي القيمة التي تعطيها الجهة التي تعمل بها لخدمة العملاء الداخليين والخارجيين ؟

·        ما هي أكبر الصعوبات التي تواجها جهة عملك ؟

·        ما هي الحلول التي وضعتها جهتك للتغلب على الصعوبات ؟

·        ما هي نقاط القوة في الجهة التي تعمل بها ؟

·        ما هي المساهمة التي تقدمها جهتك في خدمة توجهات الشركة ككل ؟

ألف مبروك على انتهاءك من هذا التمرين البسيط ، والسؤال هل أجبت هذه الأسئلة بتلقائية وسلاسة ؟  هل هذه هي أول مرة تفكر فيها في هذه الأسئلة ؟  هل أنت مقتنع بجدوى التخطيط الذي تقوم به جهتك ؟

 إذا لم تجد في الإجابة السلاسة والتلقائية ، أو لديك تحفظات أو أنت غير مؤمن بالتخطيط الذي تقوم به جهتك فهذا يرجع بشكل أساسي إلى تفعيل الخطط التي تقوم به جهتك وجعله واقعاً ملموساً في بيئة العمل .  إليك عزيز القارئ ، طريقة هوشان اليابانية التي هي ليست فقط طريقة لتفعيل الخطط فقط بل هي طريقة إستراتيجية للعمل والتي تطبقها  كثر من الشركات اليابانية .

هوشان هو اسم مختصر لـ " هوشان كانري " والتي تترجم بـ :-

-              " هوشان " أي طريق / مسار أو خطة وهدف .

-              " كاناري " أي إدارة ، أو ضبط و مسئولية .

ومعناها مجتمعة " إدارة المسار " أو " ضبط المسار " وأحياناً تسمى بـ " ثورة التخطيط " في بعض الأدبيات .

 تبدأ الهوشان بمثل ما يعمل في خطوات التخطيط العامة من تحليل التحديات التي تواجه المنظمة ، ومن ثم تحديد الفجوات .  و المختلف في طريقة الهوشان هو استخدام هوشان للإتجاهات المتنوعة (حيث يتم تحديد وتنفيذ ومتابعة الاهداف بمشاركة عامة لجميع طبقات المنظمة للوصول الى الاجماع). ويقصد به التوحيد بين اتجاهات مختلفة في بوتقة واحدة حيث تأخذ في الحسبان التحديات التي تواجه المنظمة ومن ثم تحليل للفجوات ووضع الخطة .بينما يتميزالتخطيط التقليدي بأحادية الاتجاه ( الإدارة أو الأفراد يقومون بتحديد الأهداف ومن ثم يتم تفعيلها ).

كما هو موضح في الشكل ، تقوم هوشان بدمج ثلاث اتجاهات عامة وتحشد موافقة وتأييد الموظفين ودعمهم خلال عملية التخطيط .

 

هذه الاتجاهات أو المبادئ هي ليست خطوات متعاقبة ، بل هي أشبه بالمعادن المختلفة التي تصهر في بوتقة واحدة وتعمل في نفس الوقت ، لتنتج ما يسمى بالتخطيط على طريقة الهوشان .

v    وضع الخطط  :-

يهدف هذا الجزء الى الحصول على التزام الموظفين بعد أن تضع الإدارة العليا اتجاهات وإستراتيجيات عامة .  يعنى هذا الجزء بالحصول على إجماع الموظفين ومراجعتهم لهذه الاتجاهات الاستراتيجية العامة .  وعن طريق فرق العمل، يقوم الموظفين بوضع أولويات التنفيذ وتصميم الخطط الخاصة بهم وكذلك مراجعتها ، ويقوموا كذلك بمحاسبة أنفسهم على أدائهم .

تقوم فرق العمل بالتنسيق بين بعضها البعض للتأكد من التوافق والتناغم بما يخدم الأهداف العامة .  بمشاركة الموظفين في هذا الجزء، يتوفر لهم فهم الاتجاهات الاستراتيجية العامة  للشركة والأهم من ذلك هو إلتزامهم وإجماعهم عليها .  بمشاركة الموظفين يتم إعطاء الإدارة الصورة الواضحة عن القدرات الحالية للنظم والعمليات في الشركة وفي المقابل بمشاركة الإدارة في هذا الجزء، يتم توفير للموظفين المواد اللازمة لتحقيق هذه الخطط .  بهذه الطريقة يقوم الموظفين والإدارة بالعمل سوياً لتفعيل الخطط الاستراتيجية .

تستخدم كذلك الهوشان طريقة فريدة في التواصل بين طبقات المنظمة ، وهو ما يسمى بمبدأ " امسك الكرة " .  أُخذ هذا المسمى من لعبة يابانية قديمة حيث يقوم الأطفال بتمرير الكرة على شكل دائرة كبيرة لبعضهم البعض .  وما تعينه " امسك الكرة " في هوشان هو أن الأهداف وطرق التنفيذ و قياسات الأداء تمرر على جميع طبقات الشركة بشكل عمودي وأفقي في جميع الهرم الإداري حتى يتم الوصول إلى الاجماع .  فالتحفظات على الاتجاهات الاستراتيجية للمنظمة يتم مناقشتها والتعديل عليها جماعياً .  كما أن الموظفين في جميع المستويات يساهموا في التعديل على الخطط على أساس المعلومات والتحليل والخبرة حسب نطاق أدائهم . وتمرر الخطط عموديا وافقيا بالكثير من المد والجزر بين فرق العمل وبين الادارة الى ان يحصل الاجماع على هذه الخطط.

v    تحديد الوسائل والقياسات :

يتم في هذا الجزء تحديد الغايات ومؤشرات الإنتاجية .  والإضافة التي تقدمها هوشان هو أن يحدد الموظفين أنفسهم الطرق التي سيتخذوها لتحقيق هذه الغيات والأهداف مما يوضح الصورة الكاملة للإدارة عن إمكانية المؤسسة لتحقيق الاتجاهات الاستراتيجية الضخمة .

ويعتبر هذا فرق كبير بين هوشان والإدارة بالأهداف ( والتي هي في رأي الشخصي طريقة شركتنا في التخطيط والتي هي صيغة معدلة ومطورة للإدارة بالأهداف ) .  في الطريقة التقليدية في الإدارة بالأهداف تحدد الإدارة أهداف أو غايات مثل ( الحصول على 20 يوم تدريبي للمنسوبين خلال السنة ) أو ( تقليل انقطاع التيار على المشتركين بنسبة 10% مثلاً ) ولكنها لا تحدد الكيفية لتحقيق هذه الأهداف .  في التخطيط بالهوشان يقوم الموظفين في كل مستوى إداري بتحديد الوسائل والطرق للحصول على عدد الـ 20 يوم تدريب أو 10% من انقطاع التيار ، بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الكفيلة بضبط أدائهم ومستوى تقدمهم أثناء تنفيذ هذه الأهداف .

v    إحداث الترابط ، ربط طبقات المنظمة :

يهدف هذا الجزء إلى خلق ترابط بين طبقات المنظمة الأفقية والرئيسية ( مثال في شركتنا ، ربط بين إدارات القطاع ، وربط بين القطاعات نفسها لتحقيق أهداف النشاط ، وكذلك بين الأنشطة ) .  يقوم كل فريق بتمثيل كل طبقة ويستخدم كما أسلفنا مبدأ " امسك الكرة " للتواصل بين فرق العمل .

تستخدم الهوشان مبدأ " الصورة الكبيرة " والتي يحددها كما أسلفنا الإدارة العليا ولا تحدد الطرق التي توصل إلى هذه الأهداف العامة لأنها تترك ذلك إلى الموظفين .  وتبدأ فرق العمل من كل طبقة بتحديد الوسائل والطرق الموصلة لهذه الصورة الكبيرة .  وعند حدوث تعارض بين هذه الوسائل والطرق ، تسعى هذه الفرق سوياً لحلها بشكل من التناغم المشترك على مستوى الطبقات عن طريق الاجتماعات والعمل الجماعي ( وفي حالتنا الترابط العمودي يأتي بين الوحدة والقسم وثم الإدارة والقطاع ، والترابط الأفقي بين الإدارات ثم بين القطاعات ثم بين الأنشطة ). ويركز هذا الجزء على حصول على الإجماع بين الطبقات من خلال فرق العمل والذي هم بالتالي يمثلون الموظفين .

والجميل في الهوشان أن الطرق لتنفيذ الأهداف تتدحرج ( إن صح التعبير ) من كل طبقة إلى الطبقة التي تليها . تقوم كل طبقة من الطبقات العمودية بتحديد اهداف الطبقة التي اسفل منها ولا تحدد الطرق الموصلة الي هذه الاهداف. فبهذه الطريقة تتدحرج الاهداف، ان صح التعبير الى ان تصل الى الموظف. فيتضح للموظف دوره وما سيحققه على مستواه الشخصي لكي يحقق بالتالي هدف قسمه أو وحدته وبالتالي اهداف ادارته ونشاطه وشركته .

بلا شك أن التخطيط على طريقة الهوشان يحتوى على الكثير من العمل الجماعي و الذي يغير بيئة المؤسسة ويحدث جواً من الانفتاح ، ويؤثر في طريقة العمل . هذا التأثير يجب ان يقيم خاصة اذا لم تكن المؤسسة جاهزة الي هذا التغيير. كما ان الهوشان يحتوى على الكثير من التفصيل  الذي يضيق المجال لذكره . وبلا شك أن الهوشان يعتبر تغيراً في بيئة المنظمة وسيجلب ليس فقط الوعي بالخطط والالتزام بتنفيذها بل حتى أنه يغير طريقة تفكير أفراد المؤسسة لينتقل نحو الجماعية .

السؤال الذي يطرح نفسه ،ألم يأتي الأوان بعد أن تفكر شركتنا بإعادة النظر في جدوى التخطيط وتفعيله في بيئة عملنا ؟! سؤال يترك إجابته للمسئولين عن التخطيط في الشركـة .